6 consejos para comunicarnos con nuestros clientes de manera eficiente

Comunicarnos con nuestros clientes es esencial. Nuestro negocio vive de eso. Nadie desea perder una petición, mensaje u oportunidad importante, y no hay razón por la cual debamos hacerlo.

 

Hoy en día, comunicarse es tan fácil como pulsar un botón, pero ¡existen muchos botones que podemos pulsar! Hay que simplificar nuestro sistema para priorizar eficazmente; necesitamos lograr que sea sencillo mandar y recibir información.

Estos 6 consejos pueden proporcionarnos ventajas para obtener más clientes, mantener a los actuales, y manejar todas las responsabilidades de la comunicación con nuestros clientes.

 

1 – Nuestros correos electrónicos necesitan un toque personal y aportar una experiencia de la marca

“Querido/a [Nombre]” No existe nada mejor que una plantilla para matar un correo electrónico. Especialmente en un boletín o campaña de marketing por email. (¡Es muy poco profesional!).

Personalizar los mensajes es sencillo, y vale la pena hacerlo. Veamos un tutorial y hagamos una prueba de nuestras campañas de marketing por correo electrónico. Debemos asegurarnos de que todos contengan detalles que aporten una experiencia de la marca. Hagamos que nuestros clientes sientan que interactúan con una persona real, un representante de nuestra compañía.

 

2 – Usemos el poder decompenetración que aporta la comunicación oral

Si nuestro negocio se basa en llamadas telefónicas, correo de voz e interacción cara a cara, aprendamos a recordar nombres. Son poderosos. Repetir el nombre de alguien durante una conversación, discutir detalles sobre ellos, y encontrar cosas en común ayuda a crear afinidad, establece relaciones más fuertes con los clientes, y nos ayuda a recordarlos. Si nuestra compañía necesita clientes duraderos, repitamos clientes para mantenerla en marcha (¿qué compañía no lo hace?) y luego tomemos un tiempo para hacer sentir a cada cliente como si fuera el único que tenemos. Un toque personal puede lograr mucho.

 

3 –Escojamos y usemos nuestras redes sociales sabiamente

Existen muchas redes sociales, y muchos creen que la mejor estrategia es publicar contenido en todas. Pero, ¿realmente es comunicación efectiva con los clientes?

Debemos considerar los factores que son importantes para nuestros clientes actuales y clientes destino; no asumamos que la plataforma social más popular nos servirá. Tomemos un tiempo para encontrar la plataforma que mejor se adapte a nuestro negocio. Podemos empezar con 2 o 3 (tal vez 4). Fijemos un objetivo, y una vez alcanzado, podemos considerar abrir una cuenta en otra plataforma. Pero no nos apresuremos.

Consideremos detalles de sondeos específicos, sobre cómo usar las redes sociales como una herramienta efectiva de comunicación con los clientes. Preguntémonos lo siguiente:

  • ¿Podemos hacer algunas promociones especiales en Twitter y otras diferentes en LinkedIn?
  • ¿Podemos publicar próximos eventos y noticias de la compañía en la página de Facebook de nuestro negocio, para dar acceso a largo plazo?
  • ¿Podemos aprovechar Instagram efectivamente?
  • ¿Tener un canal de YouTube nos aporta algún beneficio?
  • ¿StumbleUpon puede servir para nuestros productos o contenido?
  • ¿Google+ / nuestra página de negocios puede ayudar en el ranking de SEO de nuestra página web?

(Respuesta: “¡Hay que averiguarlo!”)

Lo más importante es averiguar dónde ya están nuestros clientes. Podemos conducir encuestas con los clientes y buscar recursos de marketing para saber qué redes sociales frecuentan. Vayamos a donde están nuestros clientes actuales, y con ellos encontraremos nuevos clientes.

Al tener los resultados de la investigación y habiendo tomado una decisión bien fundamentada, mantengamos esa decisión. Hay que decidir los horarios para publicar en cada red (¿una vez al día?, ¿los lunes y viernes?), y podemos usar aplicaciones como Buffer yIFTTT para crear horarios en múltiples plataformas al mismo tiempo.

 

4 – Todos nuestros contactos en todos los lugares

Puede sonar obvio, pero nunca subestimemos lo elemental.

Debemos asegurarnos de que la información de contacto esté en nuestra página web, y que la página de “contáctenos” funcione. Dirección, número telefónico, email, acceso directo a nuestras redes sociales, todo.

Debemos completar todos nuestros perfiles en redes sociales. Dirección, página web, número telefónico, email, y los hipervínculos de otras plataformas de redes sociales deben ser fáciles de encontrar, y todos deben funcionar.

Debemos crear un mensaje para el buzón de voz. Hay que grabarlo con una voz clara y fácil de entender. Expresemos claramente las horas de oficina, página web, cuenta de Twitter, o cualquier información de contacto que queramos que tengan nuestros clientes. Hay que escuchar la grabación y regrabarla hasta que esté bien.

Elaboremos una firma de correo electrónico práctica e informativa. Debe incluir el logo de la compañía, número directo de trabajo y extensión, hipervínculos para nuestra página web o redes sociales, e incluso nuestro horario de oficina. (Podemos incluso agregar una cita cursi e inspiradora al final: #bendecida/o).

Si todo está conectado, nuestros clientes pueden elegir contactarnos por el medio que más les agrade. No nos perderemos de nada.

 

5 – Usemos horarios compartidos y conferencias telefónicas

Planificar horarios es la pesadilla de todo profesional; puede ser complicado encontrar un tiempo que funcione para nosotros y el cliente, especialmente si hay muchas personas involucradas. Cuando necesitemos programar algo, lo mejor es hacerlo de la forma más sencilla posible. Usemos un calendario en línea que podamos compartir con los miembros de nuestro equipo, el cliente, y su equipo. Podemos usar una aplicación para crear horarios y que todos puedan contestar a nuestra propuesta en un período de tiempo específico, o que puedan escoger la hora que tengan disponible entre varias opciones.

No necesitamos reunir a todas las personas en un mismo lugar. Muchas aplicaciones de conferencias telefónicas (como Skype, UberConference, yGoTo Meeting) nos permiten compartir nuestra pantalla para tener una presentación o hacer alguna demostración, además de ofrecer diversas opciones para hacer llamadas desde el teléfono, aplicación de escritorio o aplicación móvil. Hagamos que todos estemos en el “mismo lugar” para tener una comunicación compartida clara y efectiva.

6 – Podemos crear un “acceso VIP” para clientes a largo plazo y clientes prioritarios

No hay que hacer esto por cualquiera, pero para los clientes que necesitan algo extra, podemos crear un sistema de conserjería. Solo para ellos.

¿Usan Slack (u otra aplicación de mensajes instantáneos) para el trabajo? ¡Genial! Ofrezcamos a nuestros clientes prioritarios un canal exclusivo para contactarnos directamente. Podemos hacerles sentir que tienen “acceso directo”, el cual podemos compartir a conveniencia con cualquiera en el proyecto que ya use este sistema de mensajes instantáneos.

Si no contamos con uno, podemos obtener un número telefónico para nuestro negocio que incluya mensajes SMS. La mayoría – incluyendo Google Voice, Skype, y muchas otras aplicaciones (Sideline, Line2, Grasshopper, etc) – pueden manejarse desde un teléfono inteligente.Crear un número telefónico adicional y exclusivo para clientes de mayor prioridad puede ser una manera efectiva de priorizar y delegar la comunicación con los clientes.

 

La comunicación se basa en transmitir información y escuchar las respuestas. Enviemos mensajes claros a nuestros clientes, y seamos receptivos cuando nos contacten. Si la comunicación con nuestros clientes funciona, lo sabremos: se reflejará en todos los aspectos de nuestro negocio.

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